Comment réussir le déménagement de ses bureaux ?

Bien que plus complexe qu’un déménagement de particulier, celui des bureaux doit s’effectuer dans les plus brefs délais et le plus efficacement possible afin de faciliter la reprise de l’activité dans les nouveaux locaux. L’anticipation du déménagement d’entreprise est incontournable et nécessite de respecter plusieurs étapes pour minimiser l’arrêt de la productivité de l’entreprise dû à l’événement. Comment procéder pour que le déménagement de vos bureaux soit réussi ?

Déménagement d’entreprise : les spécificités à connaître

Vous souhaitez déménager vos bureaux en raison de la croissance de votre activité ou pour permettre la concrétisation d’un projet d’agrandissement. Il faut savoir qu’un déménagement de particulier est différent de celui d’une société et nécessite de considérer certaines spécificités. Le déménagement de bureaux ayant un certain coût et des impacts sur l’activité de l’entreprise, vous devez être certain qu’il est impératif, que les nouveaux locaux sont adaptés afin d’éviter d’avoir à déménager fréquemment. En outre, pour limiter le stress lié à l’événement, il est indispensable d’informer et d’impliquer vos collaborateurs en amont, l’événement ne doit pas non plus impacter l’activité de l’entreprise ni les clients.

Les étapes à suivre en interne pour un déménagement de bureaux

Pour que le déménagement de vos bureaux se passe le mieux possible, il est primordial d’anticiper l’événement 6 à 12 mois avant le jour J, mais le temps de préparation dépend de la taille de votre entreprise. Quelques mois ou quelques semaines avant le déménagement suffisent si votre entreprise est composée de moins de 5 personnes. Prévoyez un délai de planification d’au moins 4 à 6 mois pour un effectif de plus de 100 personnes et une anticipation de 6 mois à 1 an si votre entreprise compte plus de 400 personnes.

Bien préparer le déménagement de vos bureaux permet de rassurer vos collaborateurs et en étant informés à l’avance, ils pourront être intégrés au programme du déménageur et faciliter ainsi le déménagement. Il permet aussi d’anticiper le coût de l’opération, de chercher les nouveaux locaux adaptés à votre activité, etc. Par ailleurs, l’étape de l’établissement d’un cahier des charges est importante aussi bien pour votre société que pour le déménageur, vous y spécifierez vos attentes, les opérations à la charge des salariés et à celle de l’entreprise de déménagement. Vous devez informer l’administration de votre changement de locaux et rechercher votre prestataire devant être un professionnel expérimenté en déménagement d’entreprise qui assurera une prestation de qualité.

Réussir le transfert de vos bureaux : contrat d’assurance déménagement

Un déménageur professionnel vous assure un emballage rapide et de qualité, des véhicules adaptés aux volumes à déménager, un transport sécurisé et le respect du cahier des charges. Néanmoins, vous devez vérifier certains points pour éviter les mauvaises surprises, en effet, les risques de dégradations ou de casses sont élevés lors d’un déménagement de bureau. Les entreprises de déménagement proposent un contrat d’assurance déménagement, mais il est important de vérifier les dommages couverts par le contrat et leurs normes de validité. La responsabilité des casses constatées n’est pas toujours attribuée au déménageur, dans certains cas, elle est celle de l’entreprise.

Effectuer les démarches administratives avant le déménagement de vos bureaux

Avant de quitter votre adresse actuelle, vous devez faire les démarches administratives nécessaires pour transférer votre abonnement téléphonique, vos contrats de gaz ou d’électricité et d’eau dans les nouveaux locaux de votre entreprise. Pour faciliter ces démarches, vous pouvez les effectuer en ligne. La résiliation de vos anciens contrats avant votre départ vous évite d’avoir à faire face à des frais supplémentaires qui s’ajouteront au coût prévu pour le transfert. Ceci alourdira le budget du déménagement de vos bureaux.

Bien choisir les formules de déménagement de bureaux

Le déménageur détermine le tarif global d’un transfert de bureau vers un autre local en fonction des options choisies. Certaines entreprises de déménagement proposent une formule trajet aller simple sur une longue durée. Il est préférable d’opter pour cette solution qui vous fait économiser sur votre budget. Effectivement, les frais liés au carburant et au péage sont moins élevés et les frais de retour ne sont pas à la charge de votre entreprise. En sachant que votre activité utilise du matériel spécifique à son secteur, pensez à vérifier que l’entreprise de déménagement dispose des équipements indispensables pour le transporter.

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